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干部档案查(借)的组织原则

2012年12月10日 10:04  点击:[]

干部档案查(阅)的组织原则

一、干部档案提供利用的单位范围

《干部档案工作条例》第三十一条对查阅和借用干部档案进行了规定,第三十二条指出:“各级组织、人事部门,应根据上述原则结合具体情况,对本单位管理的干部档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。”依照这些规定可以看出,干部档案提供利用不仅有利用范围限制,同时对利用单位和人员也有相应的要求。

干部档案管理部门对利用单位的要求。利用单位应当是该人员所在单位或人员的上级主管单位及其组织人事劳动部门,或者是办理该人员有关人事事项的外单位和非主管部门。外单位和非主管单位申请利用干部档案的,一般只限于下列情况:   

1、人员因违法乱纪受法律追究或纪检、监察部门检查,需要查阅其人事档案内容的;

    2、人员是他人重大政治历史问题或其他问题的主要证人,而本人已死亡或病重不能口述或其他原因本人不能提供证明材料的;

    3、人员是历史事件中的重要人物或与写史编志中的重要事件直接有关,而本人已经死亡、病重或其他原因本人不能提供情况的。

干部档案管理部门对利用人员的要求。可利用干部档案的人员,应当是符合前述利用要求的单位或组织委派的人员并符合下列条件:是从事或负责与利用目的相关工作的人员;熟悉组织人事工作的基本工作程序和工作纪律;不是利用本人及亲属的人事档案;利用档案的人员还应当是中共党员或按有关规定可查阅干部档案的非中共党员领导干部。

 

二、干部档案提供利用的事由:

干部档案提供利用的事由,主要是指可以向组织和部门因何种工作需要提供干部档案。干部档案提供利用应是办理下列事项的需求:

   1)组织对干部进行考察了解;

   2)呈报或审批人员任免职务事宜;

   3)呈报或审批人员的入党、入学、参军、调动、出国(境)等事宜;

   4)核查和审定人员的政治历史,参加革命工作时间,入党入团时间等问题,以及某阶段的主要表现情况;

5)纪检、监察部门办理党员、工作人员的案件以及审理人员的有关问题;

   6)办理人员的工资、福利、待遇以及离退休手续等问题;

   7)编史修志工作需要提供本人经历情况,而该员已经死亡或病重或其他原因本人无法提供情况的;

   8)办理与本人有直接关系的其他事项,必须通过利用其人事档案的。

 

三、干部档案提供利用的程序:

干部档案管理的最终目的是提供利用,查(借)阅人事档案是基本的利用方式之一。为保证干部档案的安全,需要遵循下列程序:

   1)档案利用单位党组织出具查阅档案介绍信;

   2)档案管理负责人根据规定审查是否提供利用;

   3)填写《查(借)阅干部档案审批表》(附后),按照查阅干部档案的规定办理审批手续,查档单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。

 

 

 

查阅干部档案时需要注意到不同干部级别的差异。各级组织、人事部门可制定细则,在查阅不同级别的干部档案时,应明确不同级别查阅审批权限,《查(借)阅干部档案审批表》由不同级别组织或人员审批。

    向外省、市、区查阅干部档案,必须事先与对方相应一级的党组织取得联系,征得对方同意后,才能按规定手续开具《查阅干部档案审批表》,前往查阅

 

四、干部档案提供利用的有关事项

干部档案工作人员要严格按照相关工作制度进行干部档案提供利用,查借阅档案者也要爱护干部档案材料,维护干部档案材料的完整,不断提高干部档案查阅水平,更好利用档案。但在日常工作中,由于一些原因,容易出现干部档案资料涂改、破损、散失等现象,少数档案查阅者不知道怎样查阅档案,影响了干部档案提供利用效果。因此,干部档案管理部门和人员,在干部档案提供利用时,应当注意以下事项:

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1)认真审查利用者所持有手续是否符合规定。按照规定,凡查阅干部档案,利用单位应派党员干部持单位介绍信和同时填写《查(借)阅干部档案审批表》到保管单位查阅,接待人员要对查档内容、查借阅事由、查档人员、查档对象栏、查档单位意见栏的填写内容进行认真审核,填写不规范的,不提供档案。查阅档案应在阅览室进行,严禁因利用者是熟悉的人而简化查借阅手续。

2)认真细致提供干部档案。接待人员要注意辨别同名同姓或编号相同的档案,对零散材料要逐份确认。根据利用者的情况和要求,根据规定确定是否提供和提供什么材料。查阅干部档案一般只能摘抄,特殊情况需要复制的,须事先在《查(借)阅干部档案审批表》上列出需要复制的材料明细,经档案管理部门批准后方可复制。

3)干部档案管理人员要对利用者的查阅工作进行指导。在查阅档案时,档案管理员应与干部档案利用者一起,一方面对利用者进行监督,确保干部档案的安全,另一方面对利用者的查阅工作进行有效指导。有的利用者对干部档案的立卷、鉴别、分类、归档、整理等情况不熟悉,不清楚各类档案材料之间的有机联系,在查阅过程中往往断章取义,查阅的信息不精确,给工作造成失误。因此,档案管理者应按照利用者意图对其给予帮助和指导

4)对利用者提出的疑问做好政策解释工作。查阅干部档案时,会涉及出生年月、参加工作时间、学历、入党、任职、工资、奖惩等方方面面的干部人事政策,对具体人事政策不熟悉的利用者,往往查阅的信息不准确,会给工作带来被动。因此,档案管理者应对利用者提出的政策疑问认真、详细地解释清楚,特别是干部“三龄两历”等基本信息的认定政策,确保干部档案认定干部基本情况的权威性。

5)档案一般不外借。由于特殊情况需要借出档案,需严格履行登记手续,注明借阅时间、借阅人姓名、档案的具体内容,经干部档案室负责人同意后,才能办理外借。原则上,借阅的档案应该当天归还,不得擅自转借他人。档案借出后,采用干部档案管理系统的单位要在系统中登记或注销。借出档案限期没有归还的,要及时催要。

6)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

7)档案利用完之后,要当利用者之面检查和清点一下档案材料,看有无新的损伤、新添和失散材料,并及时收检入柜,利用情况要随时做好记录和登记,档案查借阅完要填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

各级干部档案管理部门,应制定查阅注意事项。查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,在档案管理人员的指导下查阅档案,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,违犯者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

 

 

干部档案提供利用工作中的具体注意事项

    干部档案提供利用中会出现许多问题,对这些问题要仔细分析,正确面对,一方面可以加强对干部档案的管理,另一方面也不影响干部档案提供利用的效果。

一、干部档案材料一般不能为他人提供证明材料

证明材料主要是证明当事人或见证人专门针对某人员或事件的当时情况,如实记叙他所经历或见闻情况的书面材料或口述的记录材料。干部档案是组织上为了解、培养和使用人员建立起来的,是对一个人基本情况的综合反映。干部材料记载着一个干部不断发展变化的情况,对所证明对象的相关情况记录带有片面性和主观性,因此不能做为证明材料使用。但是,有些特殊情况下,干部档案材料可以起到一定的证明作用。比如史志修编时要查证的问题与该人员有直接关系,而作为当事人的该人员已经死亡,或病重不能口述不能提供材料,其档案中却有可提供作证明的文字记载。

 

二、干部档案一般不借离管理部门使用

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《干部档案工作条例》明确要求,凡使用档案,利用单位应派符合条件的人员到保管单位查阅室查阅,档案一般不外借。档案外借对干部档案的保管、保密和利用工作都是不利的。档案在外借的过程中,安全措施没有保障,档案材料散失、篡改风险加大,档案查阅处于随意性之中,对有些重要材料进行摘抄、复制无从知晓,档案中需要保密的资料存在信息扩散的危险,档案的机密性受到挑战,甚至有时还会发生档案丢失的情况,对干部档案本人产生很大影响,也影响了干部档案的提供利用。

但是,在保密措施和安全措施得到保证的情况下,干部档案在下列情况下可考虑借出,但必须严格按规定办理手续,并限期归还。1、单位领导或组织人事部门因工作需要,借用本单位保管的干部档案;2、审查和批复人员的政治历史问题,需要对该人员档案中有关材料进行详尽了解和研究的;3、呈报和审批人员职务任免、人员出国、入党等需要全面了解情况的;4、商调工作需要将干部人事档案送接受单位审查的;5、人员受组织处理或与某案件有关,执法、纪检、监察等部门需要详细查阅其有关情况的;6、其他特殊情况,主管领导同意借出的。

 

三、不允许用普通电话传输干部档案内容

电话要求查档案的情况比较普遍,利用者一般是嫌麻烦,不愿到查阅室,还有就是确实不方便,不能亲自来查阅干部档案。对于电话查阅档案,实际工作中存在很多弊端,必须杜绝,工作人员要拒绝这些要求,不能违背有关干部档案工作规定。从保密工作角度讲,用普通电话传输干部档案信息,违反了保密法规。电话传输很容易造成信息泄密,串线、窃听者、旁听者都会对信息安全造成威胁。

从干部档案利用手续审查工作的实际情况看,用普通电话查档案也是不允许的。干部档案查阅有一系列的规定和程序,电话查询无法办理查阅审批、查阅登记等手续,加之对利用的目的和人员身份难以确定,档案查询信息不全、责任不能明确。再者,电话查询也可能出现听错或说错的情况,容易造成信息不准确,带来工作中的失误。

 

四、不能给利用者查阅本人及其亲属的人事档案

本人查阅自己或亲属的干部档案是干部档案管理工作中应有的一种防范措施。它并不是针对利用者而言,更不是不相信利用者本人。防范措施是针对整个事情的,不针对个人,这和其他行业的防范措施性质一样。在实际情况中,出现过个别人利用接触自己档案的机会,更改档案自己档案材料的现象,也有知道自己档案记载的有关内容后与当事人闹纠纷的情况。不给利用者查阅自己和亲属的人事档案能防止泄密,防止出现人为造成的不安定因素,也防止个别居心不良,想篡改自己历史的人,这些都是有教训的。

 

 

 

 

 

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